Кадровая документация

Кадровая документация - совокупность форм, отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Виды документации по управлению персоналом

Виды документации по управлению персоналом - подразделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:
- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.
- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Государственные стандарты на кадровую документацию

Государственные стандарты на кадровую документацию - в РФ - нормативно-правовые, нормативно-методические законодательные и подзаконные акты, регламентирующие состав, структуру, реквизиты и правила оформления кадровой документации.

Дело

Дело - помещенная в обложку совокупность документов, сгруппированных по определенному вопросу, корреспонденту или иному признаку.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

 >> Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция:
- разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем;
- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;
- утверждается первым руководителем организации;
- согласовывается с юристом; и
- доводится до работника под расписку.

Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Отвественность.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС)

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих - нормативный документ, предназначенный:
- для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим; и
- для составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих в системе профессионально-технического образования и непосредственно на производстве.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих - в РФ - нормативный документ, призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров. Справочник служит для объединения работников в группы для равной оплаты труда, включает квалификационные характеристики должностей руководителей организаций и учреждений, их структурных подразделений, а также специалистов и других служащих.

 >> Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:
- личный листок по учету кадров;
- автобиографию;
- копии документов об образовании;
- копию документа об утверждении в должности;
- характеристики или рекомендательные письма;
- заявление о приеме на работу или трудовой договор;
- копию приказа о приеме на работу;
- список научных трудов и изобретений и др.

Личное дело государственного служащего

Личное дело государственного служащего - в РФ - документ, в котором отражается прохождение государственной службы государственным служащим. Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место службы, передается по указанному месту государственной службы. Сведения о государственных служащих вносятся в федеральный реестр государственных служащих субъектов РФ.

Личностная спецификация

Личностная спецификация - документ, описывающий характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения работы. Различают личностные спецификации:
- из семи пунктов по А.Роджеру; и
- из пяти пунктов по М.Фрейзеру.

Назначение

Назначение - постановление, приказ или распоряжение о зачислении на работу.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность утвержденных в установленном порядке:
- документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера; и
- нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила и методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов - документ Госстандарта РФ, предназначенный для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих с учетом состава и распределением кадров:
- по категориям персонала;
- по уровню квалификации;
- по степени механизации и условиям труда и др.

Оперативный план работы с персоналом

Оперативный план работы с персоналом - комплекс кадровых мероприятий, направленных на реализацию конкретных целей организации и каждого работника и охватывающих планирование всех видов работ с персоналом в организации. Обычно оперативный план работы с персоналом составляется на год.

Описание работы

Job description; Position specification

Описание работы - фиксация данных о содержании конкретной работы в конкретной организации. Описание работы включает:
- наименование работы;
- подчиненность вверх и вниз;
- общую цель работы;
- краткое описание основных операций;
- уровень полномочий и ответственности;
- описание квалификации кандидата, необходимых личных качеств, компенсационного пакета и т.д.

 >> Первичные документы по учету личного состава работников

Первичные документы по учету личного состава работников - приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении.

Первичный документ

Первичная учетная документация

Первичный документ - бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственных операций и являющийся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на:
- внешние, подготовленные за пределами организации: счета поставщиков и др.; и
- внутренние, подготовленные в самой организации: акты, требования и др.

Положение о персонале

Положение о персонале - документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы.

Положение о подразделении

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает семь разделов:
-1- Общие положения;
-2- Задачи подразделения.
-3- Организационная структура подразделения.
-4- Функции подразделения.
-5- Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации;
-6- Права подразделения.
-7- Ответственность подразделения.

Правила внутреннего трудового распорядка

Internal regulations

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

Приказ о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу - приказ, на основании которого делаются соответствующие записи в трудовой книжке, учетной карточке, лицевом счете и изменяется табельный номер.

Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска - приказ, на основании которого отдел кадров делает отметку в личной карточке, а бухгалтерия производит расчет отпускных.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу - приказ, на основании которого в отделе кадров:
- оформляется личная учетная карточка работника;
- делается запись в его трудовой книжке;
- открывается личный лицевой счет в бухгалтерии.
+ работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Приказ об увольнении

Приказ об увольнении - в РФ - приказ, в соответствии с которым отдел кадров оформляет соответствующие записи в трудовой книжке работника и его личной карточке, бухгалтерия производит полный расчет с работником.

Служебный документ

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Спецификация работы

Спецификация работы - документ, составленный на основе анализа работы. Спецификация работы содержит требования к работе по конкретной должности или рабочему месту. Спецификация работы содержит разделы:
- пункты ответственности;
- рабочие взаимоотношения;
- условия труда;
- контроль за выполнением работы;
- требования, предъявляемые работой к образованию, квалификации и опыту работника.

Схема замещения должностей

Replacement list

Схема замещения должностей - документ, содержащий перечень должностей руководителей и специалистов организации, подлежащих замещению работниками с высшим и средним специальным образованием. Схемы замещения позволяют прогнозировать персональные продвижения по службе, их последовательность и сопутствующие мероприятия.

Схема замещения должностей - вариант схемы развития организационной структуры организации, ориентированной на конкретные личности.

Тарифно-квалификационные характеристики

Тарифно-квалификационные характеристики - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений.

 >> Тарифно-квалификационный справочник

Тарифно-квалификационный справочник - нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

Трудовая книжка

Work record card; Service record

Трудовая книжка - в РФ - основной документ, характеризующий трудовую деятельность работника. В трудовую книжку вносятся сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Штат аппарата управления

Штат аппарата управления - установленный на определенный период времени перечень наименований должностей и общее количество постоянных должностей в аппарате управления организации и ее подразделениях с указанием должностных окладов по штатной должности.

 >> Штатное расписание

Personnel arrangements; Manning table; List of staff

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.