Кадровая документация

Кадровая документация - совокупность форм, отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

 >> Автобиография

Автобиография - краткое изложение основных событий своей жизни. Собственноручно написанная автобиография используется для предварительной оценки кандидатов на соответствие стандартам, предъявляемым к персоналу. Различают функциональные, хронологические и комбинированные автобиографии.

Анкета для приема на работу

Анкета для приема на работу - опросный лист для получения сведений о человеке, желающем поступить на работу в организацию. Обычно анкета включает в себя
- раздел общих биографических данных;
- сведения о полученном образовании и специальных знаниях;
- данные о предшествующей профессиональной деятельности.

Анкета заполняется лично соискателем.

 >> Бухгалтерская обработка документа

Экспертиза документа

Бухгалтерская обработка документа - обработка документа, поступившего в бухгалтерию предприятия до записи в учетные регистры. Обработка производится в три этапа:
-1- проверка документов по существу;
-2- формальная проверка документов на наличие обязательных реквизитов;
-3- группировка, арифметическая проверка, таксировка и контировка.

Виды документации по управлению персоналом

Виды документации по управлению персоналом - подразделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:
- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.
- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Внештатный работник

Внештатный работник - лицо, выполняющее разовую работу для предприятия или учреждения без зачисления в постоянный штатный состав.

Государственные стандарты на кадровую документацию

Государственные стандарты на кадровую документацию - в РФ - нормативно-правовые, нормативно-методические законодательные и подзаконные акты, регламентирующие состав, структуру, реквизиты и правила оформления кадровой документации.

Дело

Дело - помещенная в обложку совокупность документов, сгруппированных по определенному вопросу, корреспонденту или иному признаку.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Документирование хозяйственных операций

Документирование хозяйственных операций - оформление хозяйственных операций первичными документами. Наличие письменных свидетельств о совершенных хозяйственных операциях придает юридическую силу данным бухгалтерского учета. В документе приводится описание совершенной операции, ее количественное выражение и денежная оценка.

 >> Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция:
- разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем;
- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;
- утверждается первым руководителем организации;
- согласовывается с юристом; и
- доводится до работника под расписку.

Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Отвественность.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС)

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих - нормативный документ, предназначенный:
- для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим; и
- для составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих в системе профессионально-технического образования и непосредственно на производстве.

Заголовок дела

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Иерархическая лестница

Иерархическая лестница - расположение служебных званий и должностей в порядке их подчинения.

Индекс дела

Номер дела

Индекс дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Карьерное пространство

Карьерное пространство - относительно обособленная совокупность должностей штатного расписания, содержащая необходимые условия для реализации профессионального опыта специалиста.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих - в РФ - нормативный документ, призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров. Справочник служит для объединения работников в группы для равной оплаты труда, включает квалификационные характеристики должностей руководителей организаций и учреждений, их структурных подразделений, а также специалистов и других служащих.

Личная карточка

Личная карточка - документ, составляемый на каждого работника и содержащий краткие сведения о работнике: образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.

Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:
- личный листок по учету кадров;
- автобиографию;
- копии документов об образовании;
- копию документа об утверждении в должности;
- характеристики или рекомендательные письма;
- заявление о приеме на работу или трудовой договор;
- копию приказа о приеме на работу;
- список научных трудов и изобретений и др.

Личное дело государственного служащего

Личное дело государственного служащего - в РФ - документ, в котором отражается прохождение государственной службы государственным служащим. Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место службы, передается по указанному месту государственной службы. Сведения о государственных служащих вносятся в федеральный реестр государственных служащих субъектов РФ.

Личностная спецификация

Личностная спецификация - документ, описывающий характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения работы. Различают личностные спецификации:
- из семи пунктов по А.Роджеру; и
- из пяти пунктов по М.Фрейзеру.

Назначение

Назначение - постановление, приказ или распоряжение о зачислении на работу.

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность утвержденных в установленном порядке:
- документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера; и
- нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила и методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов - документ Госстандарта РФ, предназначенный для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих с учетом состава и распределением кадров:
- по категориям персонала;
- по уровню квалификации;
- по степени механизации и условиям труда и др.

Оперативный план работы с персоналом

Оперативный план работы с персоналом - комплекс кадровых мероприятий, направленных на реализацию конкретных целей организации и каждого работника и охватывающих планирование всех видов работ с персоналом в организации. Обычно оперативный план работы с персоналом составляется на год.

Описание работы

Job description; Position specification

Описание работы - фиксация данных о содержании конкретной работы в конкретной организации. Описание работы включает:
- наименование работы;
- подчиненность вверх и вниз;
- общую цель работы;
- краткое описание основных операций;
- уровень полномочий и ответственности;
- описание квалификации кандидата, необходимых личных качеств, компенсационного пакета и т.д.

Оформление дела

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Параллельная служебная лестница

Параллельная служебная лестница - лестница научных должностей и званий, оплата которых не ниже оплаты административных должностей. Наличие параллельной служебной лестницы предотвращает перехода научных кадров на административную работу.

Первичные документы по учету личного состава работников

Первичные документы по учету личного состава работников - приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении.

Первичный документ

Первичная учетная документация

Первичный документ - бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственных операций и являющийся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на:
- внешние, подготовленные за пределами организации: счета поставщиков и др.; и
- внутренние, подготовленные в самой организации: акты, требования и др.

Положение о персонале

Положение о персонале - документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы.

Положение о подразделении

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает семь разделов:
-1- Общие положения;
-2- Задачи подразделения.
-3- Организационная структура подразделения.
-4- Функции подразделения.
-5- Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации;
-6- Права подразделения.
-7- Ответственность подразделения.

Правила внутреннего трудового распорядка

Internal regulations

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

Приказ о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу - приказ, на основании которого делаются соответствующие записи в трудовой книжке, учетной карточке, лицевом счете и изменяется табельный номер.

Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска - приказ, на основании которого отдел кадров делает отметку в личной карточке, а бухгалтерия производит расчет отпускных.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу - приказ, на основании которого в отделе кадров:
- оформляется личная учетная карточка работника;
- делается запись в его трудовой книжке;
- открывается личный лицевой счет в бухгалтерии.
+ работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Приказ об увольнении

Приказ об увольнении - в РФ - приказ, в соответствии с которым отдел кадров оформляет соответствующие записи в трудовой книжке работника и его личной карточке, бухгалтерия производит полный расчет с работником.

Резюме

Summary; Resume

лат.Cirriculum vitae (CV)

Резюме - самохарактеристика специалиста на одной странице; описание его сильных сторон, представляемая в организацию при поиске работы. Обычно в резюме отражаются:
- личные данные;
- цель составления резюме;
- опыт работы в обратном хронологическом порядке;
- образование;
- дополнительная информация.

Служебный документ

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Сокращение штатов

Сокращение персонала

Reduction of the staff

Сокращение штатов - уменьшение перечня должностных наименований и числа постоянных должностей. Сокращение штатов оформляется приказом первого руководителя. Увольнение работников в связи с сокращением осуществляется в соответствии с действующим законодательством или на основании положений трудового договора.

Спецификация работы

Спецификация работы - документ, составленный на основе анализа работы. Спецификация работы содержит требования к работе по конкретной должности или рабочему месту. Спецификация работы содержит разделы:
- пункты ответственности;
- рабочие взаимоотношения;
- условия труда;
- контроль за выполнением работы;
- требования, предъявляемые работой к образованию, квалификации и опыту работника.

Схема замещения должностей

Replacement list

Схема замещения должностей - документ, содержащий перечень должностей руководителей и специалистов организации, подлежащих замещению работниками с высшим и средним специальным образованием. Схемы замещения позволяют прогнозировать персональные продвижения по службе, их последовательность и сопутствующие мероприятия.

Схема замещения должностей - вариант схемы развития организационной структуры организации, ориентированной на конкретные личности.

Тарифно-квалификационные характеристики

Тарифно-квалификационные характеристики - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений.

Тарифно-квалификационный справочник

Тарифно-квалификационный справочник - нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

Трудовая книжка

Work record card; Service record

Трудовая книжка - в РФ - основной документ, характеризующий трудовую деятельность работника. В трудовую книжку вносятся сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

 >> Форма первичного документа

Бланк учета

Discounting form

Форма первичного документа - совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают зональную, анкетную, табельную и комбинированную форму документов.

Формирование дела

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Характеристика

Characteristic

Характеристика - систематизированное устное или письменное изложение наиболее важных, отличительных свойств и качеств личности или коллектива. Обычно характеристика включает изложение отношения к труду и формам общения.

Характеристика как служебный документ состоит из краткого описания трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной активности.

Штат

Staff

Штат - относительно постоянный состав работников предприятия.

Штат аппарата управления

Штат аппарата управления - установленный на определенный период времени перечень наименований должностей и общее количество постоянных должностей в аппарате управления организации и ее подразделениях с указанием должностных окладов по штатной должности.

Штатная единица

Post of the staff; Established post

Штатная единица - должностная единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия.

Штатное расписание

Personnel arrangements; Manning table; List of staff

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.